2. Abschnitt: Datenverarbeitung von Beschäftigtendaten
§ 3
Datenerhebung und Weitergabe
(1) Personenbezogen Daten sind unmittelbar beim Beschäftigten zu erheben, soweit und solange sie nicht frei zugänglich sind. Nicht frei zugänglich sind Internetangebote, die sich an geschlossene Personenkreise richten, insbesondere soziale Netzwerke. Im Einzelfall ist die Einholung von Informationen bei Dritten oder durch Dritte zulässig, wenn die Information für die Verwendung auf dem vorgesehenen Arbeitsplatz wesentlich und entscheidend ist und der Betroffene dem Verfahren schriftlich zugestimmt hat.
(2) Der Beschäftigte ist über den Inhalt der Informationen zu unterrichten. § 4 Absatz 2 Nummer 2 des Bundesdatenschutzgesetzes findet keine Anwendung.
(3) Eine Weitergabe der Bewerbungsunterlagen innerhalb der verantwortlichen Stelle an die für die Auswahl zuständigen Fachabteilungen ist in dem für deren Tätigkeit erforderlichen Umfang zulässig. Sämtliche Durchschriften sind gemeinsam mit den Kopien nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens an die verantwortliche Personalstelle zurückzugeben; entsprechende Dateien sind unverzüglich zu löschen.
(4) Kommt ein neues Beschäftigungsverhältnis oder eine vergleichbare Veränderung bei dem gleichen Arbeitgebenden nicht zustande, sind die Unterlagen dem Bewerber oder der Bewerberin binnen zwei Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu übergeben. Gespeicherte personenbezogene Daten sind zu löschen und Aufzeichnungen zu vernichten. Satz 1 findet keine Anwendung, wenn die Bewerberin oder der Bewerber in eine längere Aufbewahrung ausdrücklich einwilligt.
§ 4
Datengeheimnis, Zulässigkeit, Einwilligung
(1) Vor Beginn der Datenverarbeitung sind die betroffenen Beschäftigten umfassend über deren Bedeutung zu informieren. Für deren Einwilligung in die Verarbeitung ihrer Daten gelten die Regelungen des § 4a Absatz 1 und 3 des Bundesdatenschutzgesetzes entsprechend.
(2) Zum Schutz des Datengeheimnisses nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes legt der Arbeitgebende den Kreis der Personen oder Stellen fest, die Beschäftigtendaten verarbeiten. Er hat die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 des Bundesdatenschutzgesetzes zu treffen. Die Vorschriften des § 3a Bundesdatenschutzgesetz zur Datenvermeidung und Datensparsamkeit gelten entsprechend.
(3) Beschäftigtendaten, die zur Datenschutzkontrolle und Datensicherung oder zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs einer Datenverarbeitungsanlage in Dateien gespeichert oder in Unterlagen aufgenommen wurden, dürfen nur für diese Zwecke verwendet werden. Zum Schutz der Vertraulichkeit von Beschäftigtendaten und zum Schutz vor unbefugten Veränderungen sollen diese verschlüsselt werden.
(4) Gibt der Arbeitgebende auf der eigenen Internetseite Gelegenheit, Daten in einen vorgefertigten Fragebogen einzugeben und elektronisch abzusenden (E-Recruitment), ist diese Internetverbindung zu verschlüsseln. Die gespeicherten Daten sind durch besondere technische Sicherungsmaßnahmen zu schützen. Die Nutzung der übermittelten Daten ist ausschließlich auf das Bewerbungsverfahren beschränkt.
(5) Die Vorschriften zu den besonderen Datenarten in § 3 Absatz 9 des Bundesdatenschutzgesetzes finden entsprechende Anwendung.
§ 5
Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten
(1) Der Arbeitgebende darf personenbezogene Daten der Beschäftigten verarbeiten, wenn deren Kenntnis erforderlich ist, um während des Beschäftigungsverhältnisses oder nach dessen Beendigung die Verpflichtungen zu erfüllen, die sich
(1) durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes bestehende Offenlegungs- , Erhebungs-, Auskunfts- ,Melde- oder Zahlungspflichten oder
(2) durch vertragliche Verpflichtungen aus dem Beschäftigungsverhältnis gegenüber dem Beschäftigten ergeben.
Diese Verpflichtungen sind den Beschäftigten mitzuteilen.
(2) Der Arbeitgebende hat keinen Anspruch auf Auskunft über medizinische Diagnosen und Befunde des Beschäftigten.
(3) Der Arbeitgebende hat bei sonstigen Tests, die Fähigkeiten und Kenntnisse des Beschäftigten erfassen, über Methoden, Ergebnisse und weitere Auswirkungen dieser Verfahren den Beschäftigten umfassend zu unterrichten.
(4) Die Vorschriften des Zweiten Abschnitts über die Erhebung der Daten bei den Beschäftigten nach § 4 Absatz 1 und 2 sowie die Vorschriften über die Begrenzung des Auskunftsverlangens nach § 5 und den Schutz der Gesundheitsdaten nach § 6 gelten auch zum Schutz der personenbezogenen Daten während des Beschäftigungsverhältnisses.
(5) Nach Abschluss des Beschäftigungsverhältnisses sind alle personenbezogenen Daten und Akten der ausgeschiedenen Beschäftigten zu löschen oder zu vernichten, soweit diese keinen gesetzlichen, satzungsmäßigen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. In diesen Fällen sind die Unterlagen ausschließlich für Zwecke der Aufbewahrung zu verarbeiten.
(6) Die Verfahren nach Absatz 2 und 3 unterliegen neben der Vorabkontrolle der betrieblichen Datenschutzbeauftragten auch der Kontrolle des Betriebsrats oder der Personalvertretung.
§ 6
Übermittlung der Beschäftigtendaten an Dritte
(1) Für die Übermittlung von Beschäftigtendaten an Dritte gelten die Vorschriften der §§ 4a Absatz 1 und 2, 4 b, 4c, 16, 28-30, 39 des Bundesdatenschutzgesetzes entsprechend.
(2) Die Zulässigkeit der Weitergabe der Daten an Dritte ohne Einwilligung der Beschäftigten ist nur unter den Voraussetzungen des § 4 Absatz 2 Nr. 1 und 2a BDSG zulässig.
(3) Die Übermittlung der Daten erfolgt in verschlüsselter Form.
(4) Der Dritte darf diese Daten nur für den Zweck verarbeiten, für den sie ihm übermittelt wurden. Er ist auf diese gesetzliche Beschränkung nachweislich zu verpflichten.
§3 (1) “Nicht frei zugänglich sind Internetangebote, die sich an geschlossene Personenkreise richten, insbesondere soziale Netzwerke” sachlich Falsch, diese Netze sind lediglich nicht freizugänglich für Personen denen kein Zugang gewährt wird. Öffentliche soziale Netzwerke sind z.B. im Fall von SchülerVZ nicht frei zugänglich da nur Schüler dieses nutzen dürfen. Facebook, MeinVZ etc sind dagegen für jede Person – AUCH IM GESCHÄFTLICHEN SINNE – frei zugänglich. Innerhalb dieser Netze sind die Datenschutzrelevanten Regelungen zu beachten (z.B. kein Zugriff auf Informationen die nur für Freunde gedacht waren)
§3 (4) “Satz 1 findet keine Anwendung” auch Satz 2 sollte beachtet werden. Sonst sind Personenbezogene Daten zulöschen obwohl der Nutzer der längeren Aufbewahrung zugestimmt hat.
§4 (3) ist ja schön das die Daten verschlüsselt werden sollen. Unternehmen müssen, dass damit aber noch lange nicht.
§4 (4) ergänzen um “Zu dem Bewerbungsverfahren zählt auch die Aufnahme der Daten in einen Bewerberpool zum Abgleich mit weiteren Stellenangeboten, sofern der Bewerber dies wünscht.”
§5 (2)/(3) Richtig – aber gehört dies nicht eher zur Datenerfassung als zur Verarbeitung?
Jan Peter Wiedenhoff
20 Jul 10 at 23:48
In § 4 Abs. 2 steht falsch: Er hat die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9a des Bundesdatenschutzgesetzes zu treffen.
Richtig ist: Er hat die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 des Bundesdatenschutzgesetzes zu treffen.
§ 9a BDSG bezieht sich auf das Thema “Datenschutzaudit”, § 9 BDSG auf Technische und organisatorische Maßnahmen.
Matthias Lange
21 Jul 10 at 08:52
@Matthias Lange: Absolut richtig. Das war ein Fehler der Redaktion. Vielen Dank für das aufmerksame Lesen und das Feedback!
Redaktion
21 Jul 10 at 10:23
Dieser Vorschlag des Gesetztes ist genauso wenig brauchbar wie die der anderen Parteien. Warum nicht endlich mal klare und eindeutige Gesetze. Hier mal ein kurzer Vorschlag:
§3 Datenerhebung und Weitergabe
(1) Personenbezogen Daten sind unmittelbar beim Beschäftigten zu erheben.
(2) Der Beschäftigte ist über den Inhalt der Informationen zu unterrichten.
(3) Eine Weitergabe der original Bewerbungsunterlagen innerhalb der verantwortlichen Stelle an die für die Auswahl zuständigen Fachabteilungen ist zulässig. Vervielfältigungen der Bewerbungsunterlagen sind nicht gestattet.
(4) Kommt ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande, sind die Unterlagen dem Bewerber oder der Bewerberin innerhalb von 14 Kalendertagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens kostenfrei zu übergeben. Gespeicherte personenbezogene Daten sind zu löschen und Aufzeichnungen zu vernichten.
Abschnitt(4) findet keine Anwendung, wenn die Bewerberin oder der Bewerber in eine längere Aufbewahrung ausdrücklich einwilligt. Die Ablauffrist für die verlängerte Aufbewahrungsdauer bestimmt die Bewerberin oder der Bewerber (Kalendertag genau, Opt-In-Verfahren). Kommt bis zur Ablauffrist ein Beschäftigungsverhältnis nicht zustande, sind die Unterlagen dem Bewerber oder der Bewerberin innerhalb von 14 Kalendertagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens kostenfrei zu übergeben. Gespeicherte personenbezogene Daten sind zu löschen und Aufzeichnungen zu vernichten.
Tom
21 Jul 10 at 16:02
Zu §2 Abs(4):
Die Löschpflicht von Bewerberdaten geht teilweise an der betrieblichen Realität vorbei.
Unternehmen bemühen sich (mit Einverständnis der Bewerber) in Kontakt mit interessanten Bewerbern zu bleiben, um sie über ineteressante Jobangebote etc. auf dem Laufenden zu halten und sie in weitere Stellenausschreibungen einzubeziehen, wenn das von der Qualifikation Sinn macht. Ein pauschales Löschen von Daten ist nicht im Sinne der Bewerber und schadet deren Möglichkeiten am Arbeitsmarkt. Dazu wurde richtigerweise der Nachsatz mit der Einwilligung der Bewerber ergänzt. Gut so!
Allerdings weise ich auf einen weiteren Punkt hin. Unternehmen müssen im Zweifel den Nachweis führen, dass Sie Bewerber beim Auswahlverfahren nicht diskriminiert haben. Wie soll ein Unternehmen diesen Nachweis führen, wenn gespeicherte personenbezogene Daten gelöscht und Aufzeichnungen vernichtet werden müssen?
Alex
23 Jul 10 at 09:47
Lieber Tom,
vielen Dank für Deinen Input: Dein Vorschlag zielt zum einen auf ein Verbot der gezielten Internetsuche nach Bewerbern. Wir halten das zum einen für ein kaum mehr realisierbares und damit vermutlich leerlaufendes Verbot und zum anderen für möglicherweise kontraproduktiv, weil es den offenen Austausch über gefundene Internetinfos verhindert. Wenn Du in Absatz 1 klar normierst, dass die Information (nur) vom Betroffenen erhoben werden darf, macht übrigens Dein Absatz 2 wenig Sinn: “Der Beschäftigte ist über den Inhalt der Information zu unterrichten”. Diese – sehr richtige – Formulierung macht nur Sinn, wenn eben doch auch von Dritten Informationen beigezogen werden. Schließlich weiß der Beschäftgte selbst, was er herausgegeben hat. Da bedarf es keiner Information mehr. Bei den Fristen sind wir großzügiger, weil wir zum einen die Chancen der BewerberInnen bei länger andauernden Verfahren erhalten wollen und zum anderen die Klagefristen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) berücksichtigen wollen.
Redaktion
27 Jul 10 at 11:25
Datenschutzbehörden wie Arbeitsgerichte (BAG NZA 2004, 1278, 1283) sind sich seit jeher darüber einig, dass in Arbeitsverhältnissen keine wirksame Einwilligung durch den Arbeitnehmer in erhebliche Eingriffe in Persönlichkeitsrechte erteilt werden kann. Aufgrund der unterschiedlichen sozialen Macht der Vertragsparteien und der besonderen Angewiesenheit des Arbeitnehmers auf den Erhalt seines Arbeitsplatzes entstehen Zweifel an der nach § 4a BDSG gebotenen Freiwilligkeit der Einwilligung.
Lässt der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer bei Massenscreenings wirklich die Wahl, ob er daran teilnehmen möchte oder nicht?
Schließlich stehen und fallen solche Massendatenverarbeitungen mit der unterschiedlichen Unterwerfung sller Betroffenen unter ein einheitliches Verfahren.
Wie würde ein Arbeitgeber auf die Weigerung seines Arbeitnehmers, sich solchen Screeningszu unterwerfen, reagieren?
Der Verweis auf die freiwillige Einwilligung, § 4a BDSG, erscheint daher problematisch.
Anna Lena
9 Sep 10 at 11:13
§ 5 I 1
Eine mögliche Rechtsgrundlage könnte iSd § 5 I 1 Alt. 1 eine Betriebsvereinbarung zwischen Arbeitgeber und Betriebsrat sein, welche u. a. auch Mitarbeiterscreenings rechtlich stützen könnte. Bei einer solchen Regelung müssen aber die Wertungen des GG, zwingendes Recht und die allgemeinen Grundsätze des Arbeitsrechts beachtet werden.
Insb. § 75 BetrVG setzt hier den Regelungen Grenzen, in dem er Arbeitgeber und Betriebsrat den Schutz und die Förderung der freien Entfaltung der Persönlichkiet der Arbeitnehmer vorschreibt.
In der Regel werden Betriebsvereinbarungen die rechtfertigende Kraft abgesprochen, soweit sie in das informationelle Selbstbestimmungsrecht des einzelnen Arbeitnehmers eingreifen bzw. gegenüber den sonstigen Regelungen des BDSG nachteilig sind.
Eingriffe in das Individualrecht auf informationelle Selbstbestimmung mittels Betriebsvereinbarung bleiben daher hoch problematisch.
Fraglich erscheint mir, ob man daher die Betriebsvereinbarung nicht einfach im Rahmen des gesetzlichen Rechtfertigungsgrund, § 5 I 1 Alt. 1, ausschließt.
Anna Lena
9 Sep 10 at 11:40