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2. Abschnitt: Datenverarbeitung von Beschäftigtendaten
§ 3
Datenerhebung und Weitergabe
(1) Personenbezogen Daten sind unmittelbar beim Beschäftigten zu erheben, soweit und solange sie nicht frei zugänglich sind. Nicht frei zugänglich sind Internetangebote, die sich an geschlossene Personenkreise richten, insbesondere soziale Netzwerke. Im Einzelfall ist die Einholung von Informationen bei Dritten oder durch Dritte zulässig, wenn die Information für die Verwendung auf dem vorgesehenen Arbeitsplatz wesentlich und entscheidend ist und der Betroffene dem Verfahren schriftlich zugestimmt hat.
(2) Der Beschäftigte ist über den Inhalt der Informationen zu unterrichten. § 4 Absatz 2 Nummer 2 des Bundesdatenschutzgesetzes findet keine Anwendung.
(3) Eine Weitergabe der Bewerbungsunterlagen innerhalb der verantwortlichen Stelle an die für die Auswahl zuständigen Fachabteilungen ist in dem für deren Tätigkeit erforderlichen Umfang zulässig. Sämtliche Durchschriften sind gemeinsam mit den Kopien nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens an die verantwortliche Personalstelle zurückzugeben; entsprechende Dateien sind unverzüglich zu löschen.
(4) Kommt ein neues Beschäftigungsverhältnis oder eine vergleichbare Veränderung bei dem gleichen Arbeitgebenden nicht zustande, sind die Unterlagen dem Bewerber oder der Bewerberin binnen zwei Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu übergeben. Gespeicherte personenbezogene Daten sind zu löschen und Aufzeichnungen zu vernichten. Satz 1 findet keine Anwendung, wenn die Bewerberin oder der Bewerber in eine längere Aufbewahrung ausdrücklich einwilligt.
§ 4
Datengeheimnis, Zulässigkeit, Einwilligung
(1) Vor Beginn der Datenverarbeitung sind die betroffenen Beschäftigten umfassend über deren Bedeutung zu informieren. Für deren Einwilligung in die Verarbeitung ihrer Daten gelten die Regelungen des § 4a Absatz 1 und 3 des Bundesdatenschutzgesetzes entsprechend.
(2) Zum Schutz des Datengeheimnisses nach § 5 des Bundesdatenschutzgesetzes legt der Arbeitgebende den Kreis der Personen oder Stellen fest, die Beschäftigtendaten verarbeiten. Er hat die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach § 9 des Bundesdatenschutzgesetzes zu treffen. Die Vorschriften des § 3a Bundesdatenschutzgesetz zur Datenvermeidung und Datensparsamkeit gelten entsprechend.
(3) Beschäftigtendaten, die zur Datenschutzkontrolle und Datensicherung oder zur Sicherstellung des ordnungsgemäßen Betriebs einer Datenverarbeitungsanlage in Dateien gespeichert oder in Unterlagen aufgenommen wurden, dürfen nur für diese Zwecke verwendet werden. Zum Schutz der Vertraulichkeit von Beschäftigtendaten und zum Schutz vor unbefugten Veränderungen sollen diese verschlüsselt werden.
(4) Gibt der Arbeitgebende auf der eigenen Internetseite Gelegenheit, Daten in einen vorgefertigten Fragebogen einzugeben und elektronisch abzusenden (E-Recruitment), ist diese Internetverbindung zu verschlüsseln. Die gespeicherten Daten sind durch besondere technische Sicherungsmaßnahmen zu schützen. Die Nutzung der übermittelten Daten ist ausschließlich auf das Bewerbungsverfahren beschränkt.
(5) Die Vorschriften zu den besonderen Datenarten in § 3 Absatz 9 des Bundesdatenschutzgesetzes finden entsprechende Anwendung.
§ 5
Verarbeitung personenbezogener Daten der Beschäftigten
(1) Der Arbeitgebende darf personenbezogene Daten der Beschäftigten verarbeiten, wenn deren Kenntnis erforderlich ist, um während des Beschäftigungsverhältnisses oder nach dessen Beendigung die Verpflichtungen zu erfüllen, die sich
(1) durch Gesetz oder auf Grund eines Gesetzes bestehende Offenlegungs- , Erhebungs-, Auskunfts- ,Melde- oder Zahlungspflichten oder
(2) durch vertragliche Verpflichtungen aus dem Beschäftigungsverhältnis gegenüber dem Beschäftigten ergeben.
Diese Verpflichtungen sind den Beschäftigten mitzuteilen.
(2) Der Arbeitgebende hat keinen Anspruch auf Auskunft über medizinische Diagnosen und Befunde des Beschäftigten.
(3) Der Arbeitgebende hat bei sonstigen Tests, die Fähigkeiten und Kenntnisse des Beschäftigten erfassen, über Methoden, Ergebnisse und weitere Auswirkungen dieser Verfahren den Beschäftigten umfassend zu unterrichten.
(4) Die Vorschriften des Zweiten Abschnitts über die Erhebung der Daten bei den Beschäftigten nach § 4 Absatz 1 und 2 sowie die Vorschriften über die Begrenzung des Auskunftsverlangens nach § 5 und den Schutz der Gesundheitsdaten nach § 6 gelten auch zum Schutz der personenbezogenen Daten während des Beschäftigungsverhältnisses.
(5) Nach Abschluss des Beschäftigungsverhältnisses sind alle personenbezogenen Daten und Akten der ausgeschiedenen Beschäftigten zu löschen oder zu vernichten, soweit diese keinen gesetzlichen, satzungsmäßigen oder vertraglichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. In diesen Fällen sind die Unterlagen ausschließlich für Zwecke der Aufbewahrung zu verarbeiten.
(6) Die Verfahren nach Absatz 2 und 3 unterliegen neben der Vorabkontrolle der betrieblichen Datenschutzbeauftragten auch der Kontrolle des Betriebsrats oder der Personalvertretung.
§ 6
Übermittlung der Beschäftigtendaten an Dritte
(1) Für die Übermittlung von Beschäftigtendaten an Dritte gelten die Vorschriften der §§ 4a Absatz 1 und 2, 4 b, 4c, 16, 28-30, 39 des Bundesdatenschutzgesetzes entsprechend.
(2) Die Zulässigkeit der Weitergabe der Daten an Dritte ohne Einwilligung der Beschäftigten ist nur unter den Voraussetzungen des § 4 Absatz 2 Nr. 1 und 2a BDSG zulässig.
(3) Die Übermittlung der Daten erfolgt in verschlüsselter Form.
(4) Der Dritte darf diese Daten nur für den Zweck verarbeiten, für den sie ihm übermittelt wurden. Er ist auf diese gesetzliche Beschränkung nachweislich zu verpflichten.